Byggemøder

1 Formål
Dette afsnit er en hjælp til at sikre en professionel afvikling af byggemøder og vejsyn i selskabet, ved at foreslå en standard for referater og for effektiv opfølgning af tids- og økonomiplaner hos de involverede entreprenører.

2 Ansvar
Det er projektlederens ansvar at forestå byggeledelsen og dermed byggemødereferaterne, da referaterne er juridisk bindende dokumenter. Projektlederen kan dog overdrage selve udfærdigelsen af referatet til en rådgiver eller et projektgruppemedlem.

3 Arbejdsbeskrivelse
Byggemøder er væsentlige med hensyn til at koordinere byggeriets aktiviteter, herunder sikkerhedsarbejdet, jf. Sikkerhedsmøder.

Som dagsorden anvendes normalt de hovedpunkter, som findes i skabelonerne for byggemødereferater, BILAG 1 (byggearbejder) og BILAG 2 (anlægsarbejder).

Alle entreprenører, leverandører og andre involverede parter, der har igangværende eller umiddelbart forestående aktiviteter på byggeriet, bør deltage i byggemøderne.

Når der under ”arbejdets stade” anføres en færdiggørelsesprocent (”udført %”), er det dette tal, der bør være udgangspunkt for aconto-udbetalingerne til den pågældende entreprenør. Regler for betaling, herunder afregning for materialer, der henligger på pladsen, følger retningslinier i AB92 (ABT93) med mindre andet er aftalt, jf. AB 92 med selskabets Særlige Betingelser.

Ved diskussion af evt. ekstra/mindre arbejders størrelse eller af regulære økonomiske tvister er det fornuftigt at henlægge disse til efter byggemødet, så den kun omfatter de involverede.

Ved justeringer i tidsplan skal denne vedlægges byggemødereferatet.

3.1 Ideer til byggemøder
Det anbefales at foretage tilsyn inden mødet, for at lette kommunikationen på byggemødet om fremdriften.

Det kan være en fordel at udforme referatet ”på forhånd”, sådan at de forhold, der allerede er mødelederen bekendt, allerede er skrevet. Dette kan medvirke til at gøre mødet effektivt, og det kan samtidig betyde, referatet kan derfor udsendes meget hurtigt efter mødet.

Det er fornuftigt at udfærdige en adresseliste med mobiltelefonnumre for alle entreprenører, medarbejdere i selskabet og rådgivere, og udsende det som bilag til 1. byggemødereferat.

På byggemøder laves der ofte aftaler, der involverer betydelige beløb eller uenigheder. Derfor kan det være befordrende at ”bløde” stemningen lidt op og samtidig sikre mødedisciplinen. Det er derfor vigtigt at sætte fokus på de ”blødere” værdier omkring møderne og dermed opfordre til at skabe et godt samarbejdsklima. Det virker befordrende, hvis man fra starten aftaler, hvordan møderne skal gennemføres og dermed får afstemt forventningerne til hinanden.

4 Rapportering og arkivering
Byggemødereferater og referater fra vejsyn kan fordeles som e-mails eller pr. brev. I tilfælde af, at der eksisterer et web-baseret projektforum, kan referater i stedet lægges her.

Byggemødereferaterne og referater fra vejsyn skal udfærdiges hurtigst muligt efter mødet og fordeles til:

• Mødedeltagerne
• Alle entreprenører med tilknytning til arbejdet
• Alle rådgivere med tilknytning til arbejdet
• Alle involverede medarbejdere i selskabet
• Projektejeren

Alle referater arkiveres i sagen.

5 Referencer
Der henvises i dette afsnit til:
Sikkerhedsmøder 
AB 92 med selskabets Særlige Betingelser
Almindelige betingelser for totalentreprise (ABT93) http://www.ebst.dk/ab92_atb93


BILAG til afsnittet:
Bilag 1: Byggemødereferat, byggearbejder (skabelon)

Bilag 2: Byggemødereferat, anlægsarbejder (skabelon) 

Bilag 3: Vejsynsreferat (skabelon)