1 Formål
Formålet med dette afsnit er at give vejledning for og gode eksempler på information til ejere, beboere og erhvervsdrivende i forbindelse med ledningsarbejder.
2 Ansvar
Det er projektlederens ansvar at sikre at ejere, beboere og erhvervsdrivende informeres om ledningsarbejder.
Alle udsendte informationer sendes i kopi til selskabets Kunderådgivning, således at de ved hvad der er kommunikeret ud og dermed kan yde en optimal service ved henvendelser.
3 Arbejdsbeskrivelse
Information kan medvirke til det bedst mulige forløb af udførelsen, samt synliggøre selskabet på en positiv måde. Tydelig og letforståelig information er derfor vigtig ved alle anlægsarbejder.
Husk at budskaberne skal kunne forstås af lægmænd. Fagudtryk bør derfor erstattes af oversættelser til et sprog, som flest mulige borgere umiddelbart kan forstå, dog uden at ”tale ned” til folk.
Hvor det er muligt, informeres borgere i de berørte områder før, under og efter arbejdet. Afhængig af arbejdets karakter og efter behov informeres også i tilstødende områder.
Informationerne bør især fokusere på de konkrete ting, der skal ske, hvilke forbedringer dette indebærer, men også omtale eventuelle gener, der må forventes.
Ved store arbejder over en længere periode, og specielt hvor der er mange interessenter, er det en god ide at have en informationsplan fra starten. Se eksempel i BILAG 1 . I eksemplet er der anvendt en række forskellige former for informationsmåder, fx selskabets hjemmeside, folder, pressemeddelelser, breve, møder.
3.1 Eksempler på information
Eksempler på information ved udskiftning af vandledninger er folderen Udskiftning af vandrør, BILAG 2 , og forskellige breve til ejere og beboere / erhvervsdrivende om det arbejde, som skal gennemføres, og hvad der kan forventes at ske, BILAG 3 , BILAG 4 og BILAG 5 .
BILAG 3 og BILAG 4 er breve om udskiftning af den private vandstikledning. Bilag 5 er et brev udsendt sammen med en informationsfolder.
Eksempler på information ved renovering af afløbsledninger er breve til ejere og beboere / erhvervsdrivende om det arbejde, som skal gennemføres, og hvad der kan forventes at ske, BILAG 6 og BILAG 7 .
BILAG 6 er et brev om højtryksspuling. BILAG 7 er et eksempel på information om rørsprængning i et område, hvor renoveringen har til formål at løse et problem med oversvømmelser.
Til udlevering har selskabet endvidere folderen ”KloakFakta - gode råd og vejledning om kloakproblemer”, som kort fortæller om, hvad der skal gøres i forbindelse med fx kælderoversvømmelse og stop i et afløb. Folderen indeholder også en række gode råd om afløbsinstallationer, og suppleres af folderen ”Spørgsmål og svar om regn og kloakker” og Byg-Erfa 970625 ”Kælderoversvømmelser på grund af opstemning i hovedkloakker”.
3.2 Information efter Byggelovens § 12
Ved bygge- og anlægsarbejder, herunder ledningsarbejder, skal der gennemføres nødvendige foranstaltninger, der sikrer, at der ikke sker skader på bygninger og andre konstruktioner. Derfor skal omkringliggende ejendomme informeres. Informationen skal tilpasses den vurderede risiko for beskadigelse af omgivelserne (bygninger, andre ledninger mv.).
Det juridiske grundlag er her Byggelovens § 12 og Norm for fundering, DS 415. Byggelovens § 12: ”Ved fundering, udgravning, ændring af terrænhøjde eller anden terrænændring på en grund skal, uanset om arbejdet i øvrigt er omfattet af loven, træffes enhver foranstaltning, der er nødvendig for at sikre omkringliggende grunde, bygninger og ledningsanlæg af enhver art.”
4 Rapportering og arkivering
Breve og projektspecifikke foldere mv. arkiveres i sagen
5 Referencer
BILAG til afsnittet:
Bilag 1: Eksempel på Informationsstrategi - Dalum (skabelon)
Bilag 2: Udskiftning af vandrør - Folder (PDF)
Bilag 3: Eksempel på brev til ejere om udskiftning af vandstikledning (skabelon)
Bilag 4: Eksempel på brev til ejere om udskiftning af vandstikledning (skabelon)
Bilag 5: Eks. på brev til beboer om afbrydelser under udskiftning af vandledninger (skabelon)
Bilag 6: Eks. på brev om højtryksrensning (skabelon)
Bilag 7: Eks. på brev om renovering af afløøbsledninger (skabelon)
Desuden henvises til:
”KloakFakta - gode råd og vejledning om kloakproblemer”, selskabet 2007
”Spørgsmål og svar om regn og kloakker”, selskabet 2007
”Kælderoversvømmelser på grund af opstemning i hovedkloakker”, Byg-Erfa 970625
Disse tre pjecer kan fås i Kunderådgivning.