Rådgiveraftaler

1 Formål

Formålet med dette afsnit er at fastlægge retningslinjer for indgåelse af aftaler med rådgivere, og tilhørende tillægsaftaler.

2 Ansvar

Projektlederen er ansvarlig for indgåelse af en rådgiveraftale. Underskrift sker efter reglerne i Underskriftsprocedurer.

Områdechefen afgør, hvornår der skal indgås rammeaftaler. Områdechefen underskriver rammeaftale, og projektlederen underskriver tillægsaftale.

3 Arbejdsbeskrivelse

Rådgiveraftaler kan indgås på følgende 3 måder:

1. Rammeaftale direkte mellem VandCenter Syd og rådgiver med tilhørende tillægsaftaler
2. Enkeltstående aftale direkte mellem VandCenter Sydog rådgiver
3. Aftale under SKI’s rammeaftaler

3.1 Rammeaftaler om rådgivning
Rammeaftaler indgås med rådgiverfirmaer, som enten udfører vedvarende opgaver for VandCenter Syd (fx løbende overordnede analyser og forundersøgelser) eller som løbende løser mange enkeltopgaver.

Alle rammeaftaler og tillægsaftaler med rådgivere bør udformes på grundlag af skabelonerne i henholdsvis Bilag 1 og Bilag 2. Rådgiveren udarbejder tillægsaftaler forud for igangsætning af de enkelte delopgaver.

Der underskrives to eksemplarer af aftalen.

3.2 Enkeltstående aftaler om rådgivning

Enkeltstående aftaler indgås, når der er tale om rådgivningsbistand vedrørende et enkelt projekt.

Alle enkeltstående aftaler bør udformes på grundlag af skabelonen i Bilag 3.

Der underskrives to eksemplarer af aftalen.

3.3 Rådgiveraftaler under SKI’s rammeaftaler

Hvad er SKI?

SKI er en indkøbscentral, der gennemfører EU-udbud på vegne af det offentlige og halvoffentlige – herunder også offentligt ejede forsyningsselskaber. Fra marts 2008 er der indgået rammeaftaler på rådgivende ingeniørydelser indenfor planlægning, bygherrerådgivningsydelser, anlægsprojektering samt projektering af byggeri. Rammeaftalerne løber i 2 år med mulighed for forlængelse i 2 gange ét år.

Under de 4 rammeaftaler er der pt. 18 delaftaler, som omfatter forskellige rådgivningsydelser. I alt 44 leverandører er pt. omfattet af aftalerne. Oversigt over hvilke leverandører, der er omfattet af hvilke delaftaler kan ses på http://www.ski.dk/aftaler/konsulentydelser/Sider/konsulentydelser.aspx.

Hvornår bruges SKI-rammeaftaler?

Kontrakter der indgås på baggrund af SKI-rammeaftalerne er undtaget fra EU-udbudspligt (SKI har ”løftet” udbudsforpligtelsen).

Fordelen for VandCenter Syd ved at bruge SKI-rammeaftalerne er først og fremmest, at vi får en hurtigere og mindre ressourcekrævende kontrahering i de tilfælde, hvor rådgivningsydelsen skønnes at overskride de gældende tærskelværdier for udbudspligt (Udbudsregler).

SKI-rammeaftalerne har også visse begrænsninger. Der kan kun anvendes en leverandør, der har indgået en SKI-rammeaftale.

Ved særligt store projekter kan rådgivningsydelsen formentlig med fordel udbydes selvstændigt, og meget specifikke opgaver kan falde uden for aftalernes dækningsområde.

Hvordan bruges SKI-rammeaftaler?

Der tages direkte kontakt til den ønskede leverandør udenom SKI. Husk at oplyse VandCenter Syds SKI-kundenummer til leverandøren (fås ved henvendelse i Administrationen). Leverandøren indberetter selv kontrakten til SKI.

Der er 3 forskellige priskoncepter, når SKI-aftalerne skal benyttes:

1. SKI-pris: Leverandørerne har tilbudt faste SKI-timepriser. Der er stor forskel på leverandørernes priser – priserne kan ses ved at gå ind på www.netindkoeb.dk. Hertil kræves brugernavn og password, som kan fås i Administrationen. Når der indgås aftale med afsæt i rammeaftalens faste timepriser, skal der benyttes standard SKI-timepriskontrakt, som kan hentes på http://www.ski.dk/aftaler/konsulentydelser/ingenioerer_anlaegsprojekter/Sider/relevantedokumenter.aspx 
2. Klippekort: De fleste leverandører tilbyder et såkaldt ”klippekort” til 150, 450 eller 750 timer. Klippekortet købes hos den valgte leverandør og bruges på en bestemt delaftale. Der er stor forskel på, hvilken pris den enkelte leverandør tilbyder, men det vil typisk være billigere at vælge et klippekort frem for den rene SKI-pris, hvis man har brug for mellem 150 og 750 timers rådgivning. Klippekortet er knyttet til en bestemt medarbejderkategori fx ingeniør eller tilsvarende med 10 års erfaring eller mere.
3. Miniudbud: Det er muligt at genåbne konkurrencen blandt leverandørerne på rammeaftalen ved et såkaldt miniudbud. Her får leverandørerne mulighed for at tilbyde en ordrespecifik pris til kunden på en bestemt opgave. SKI tilbyder en skabelon, så det er lettere at gennemføre et miniudbud. Udvælgelsen af leverandør sker ud fra princippet ”økonomisk mest fordelagtige tilbud” ud fra kriterier som pris, referencer, faglig og organisatorisk kompetence o.lign. Ved miniudbud skal alle relevante leverandører forespørges. Når der indgås aftale med en leverandør efter gennemført miniudbud, skal der benyttes standard SKI-leveringsaftale, som kan hentes på http://www.ski.dk/aftaler/konsulentydelser/ingenioerer_anlaegsprojekter/Sider/relevantedokumenter.aspx - Vær opmærk-som på, at miniudbud kun kan gennemføres mellem firmaer, der har såvel SKI-rammeaftale og den aktuelle delaftale.
   Også når der indgås aftaler under SKI-rammeaftalerne, hvad enten der er tale om en timepriskontrakt eller et miniudbud, skal valg af leverandør ske ud fra objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier. Såfremt en ”forbigået leverandør” – enten direkte eller via Klagenævnet for Udbud - stiller spørgsmål om hvilke kriterier, der har ligget til grund for en given udvælgelse, skal VandCenter Syd kunne redegøre for dette. Derfor bør der altid udarbejdes et kort internt notat som motiverer valget af den pågældende leverandør til den konkrete opgave. Notatet arkiveres i sagen.

4 Rapportering og arkivering

Aftalerne samt notat om kriterierne for valg af leverandør udgør rapporteringen. Den ene underskrevne aftale arkiveres i Administrationen, og den anden sendes til rådgiveren. Projektlederen arkiverer kopi af aftalen samt notat om udvælgelseskriterier i sagen.

5 Referencer

Der henvises i dette afsnit til:

Underskriftsprocedurer

Udbudsregler

ABR 89, Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand.

www.ski.dk Hjemmeside for Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S.

BILAG til afsnittet:

Bilag 1: Rammeaftale (skabelon)

Bilag 2: Tillægsaftale (skabelon)

Bilag 3: Enkeltstående aftale om rådgivning (skabelon)