1 Formål
Formålet med dette afsnit er at vejlede om håndtering af sikkerhedsstillelser i f.m. gennemførelse af projekter i selskabet.
2 Ansvar
Det er projektlederens ansvar at sikre, at entreprenøren stiller sikkerhed, samt at forestå eftersyn før frigivelse af sikkerhed, alt sammen i overensstemmelse med reglerne i AB92.
Det er administrationschefens ansvar at sikre, at sikkerhedsstillelser og afleveringsprotokoller opbevares i brandsikker boks i 5 henholdsvis 20 år.
Det er administrationschefens ansvar at sikre, at projektlederen bliver orienteret umiddelbart inden 1-, 2- og 5-års eftersyn.
Det er administrationschefens ansvar at sikre, at sikkerheder bliver nedskrevet, jf. AB92, § 6, straks efter at projektlederen har underskrevet afleveringsprotokollen.
3 Arbejdsbeskrivelse
Med mindre andet fremgår af udbudsmaterialet, skal entreprenøren senest 8 arbejdsdage efter entrepriseaftalens indgåelse stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtelser.
Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af krav, som VandCenter Syd har i anledning af aftaleforholdet, herunder krav vedrørende eventuelle ekstraarbejder og tilbagebetaling af for meget udbetalt entreprisesum.
Senest ved arbejdets færdigmelding afleverer projektlederen originaler af afleveringsprotokoller og sikkerhedsstillelser til den ansvarlige i Administrationsområdet. Denne sørger for nedskrivning i henhold til gældende regler, og lægger tidspunkterne for de fremtidige nedskrivningstidspunkter ind i OPUS.
To uger inden nedskrivningsterminerne adviseres projektlederen, idet denne mailes kopi af sikkerhedsstillelsen. Herefter er det projektlederens ansvar at forestå evt. eftersyn med entreprenøren og tilbagemelde til den administrationsansvarlige, at sikkerheden kan nedskrives.
Proceduren for sikkerheder er forskellige for byggeri og anlægsprojekter og disse behandles derfor særskilt i det følgende. Derefter omtales nogle afvigelser fra almindelige regler, samt regler for sikring af arbejdets rettidige gennemførelse, herunder betalingsplan.
3.1 Byggearbejder
Byggeprojekter er defineret som projekter, hvor arbejdet i hovedsagen udgøres af byggeri – dvs. overjordiske bygningsværker inkl. nedgravede eller delvist nedgravede tankanlæg og fundamenter, bygværker og lignende.
Ved byggearbejder er der afhjælpningsret og -pligt 5 år efter arbejdets aflevering. Krav skal derfor være fremsat senest 5 år efter arbejdets aflevering og forældelsesfristen afbrydes ved reklamationen. Reglerne for reklamation er enkle. Inden rimelig tid efter, at manglen er opdaget, skal manglen beskrives specifikt og fremsendes skriftligt til entreprenøren.
Efter de 5 år kan der ikke rejses krav mod entreprenøren, med mindre det viser sig, at aftalt kvalitetssikring har svigtet væsentligt, eller hvis der foreligger groft uforsvarlige forhold fra entreprenørens side, jf. AB 92, § 36, stk. 2.
Hvis en entreprenør fx i forbindelse med et renseanlæg udfører egentlige anlægsarbejder, der kun udgør en mindre del af det samlede projekt, anses også denne del som byggearbejde, og den skal derfor nedskrives jf. AB 92, § 6.
Sikkerhedsstillelsen skal stilles i form af bank- eller sparekassegaranti, eller kautionsforsikring, jf. AB 92 med selskabets Særlige Betingelser.
BILAG 1 Aftaleformular for entreprenørgaranti, 5 års mangelansvar (byggearbejder mv.) anvendes.
Størrelsen af sikkerheden skal være:
- Indtil aflevering, dvs. underskrevet afleveringsprotokol, skal den stillede sikkerhed svare til 15 % af entreprisesummen.
- Herefter nedskrives sikkerheden til 10 % af entreprisesummen indtil 1-års eftersyn har fundet sted og er godkendt af selskabet.
- Herefter nedskrives garantisummen til 2 % af entreprisesummen indtil 5-års eftersyn har fundet sted og er godkendt af selskabet, hvor den nedskrives til 0 %.
3.2 Anlægsarbejder
Anlægsarbejder er defineret som projekter, hvor arbejdet i hovedsagen udgøres af anlæg. Dvs. underjordiske installationer og andet jordarbejde, der ikke manuelt umiddelbart lader sig inspicere for fejl og mangler. Jf. specifikt om selskabets vandledninger.
Der er ved anlægsarbejder et maksimalt 20-års mangelansvar, hvorefter der ikke kan gøres krav gældende (AB 92, § 36, stk. 3). Det er her vigtigt at bemærke, at krav kun kan gøres gældende 5 år efter at bygherren burde have opdaget manglerne. Denne 5-års forældelse afbrydes ved retslige skridt mod skyldneren. Det er således ikke ved anlægsarbejder tilstrækkeligt med en reklamation.
Ved anlægsarbejder er der således kun afhjælpningsret og -pligt i det første år efter afleveringen. Herefter bliver ansvaret et erstatningsansvar.
Hvis en entreprenør i forbindelse med et anlægsarbejde udfører egentlige bygningsarbejder, fx et overløbsbygværk, der kun udgør en mindre del af det samlede projekt, anses også denne del som anlægsprojekt, og er derfor omfattet af 20-års mangelansvar.
Sikkerhedsstillelsen skal stilles i form af bank- eller sparekassegaranti, eller kautionsforsikring, jf. afsnit 7.4 AB 92 med selskabets Særlige Betingelser.
BILAG 2 Aftaleformular for entreprenørgaranti, 20 års mangelansvar (visse anlægsarbejder mv.) anvendes.
Størrelsen af sikkerheden skal være:
- Indtil aflevering, dvs. underskrevet afleveringsprotokol, skal den stillede sikkerhed svare til 15 % af entreprisesummen.
- Herefter nedskrives garantien til 10 % af entreprisesummen indtil 1-års gennemsyn har fundet sted og er godkendt af selskabet.
- Herefter nedskrives garantisummen til 0 %.
3.3 Afvigelser
For anlægsarbejder specifikt omhandlende vandledninger, skal det fremgå af udbudsbeskrivelsen, at følgende gælder:
- Sikkerhedsstillelsen på 15 % nedskrives til 10 % ved godkendt aflevering. De 10 % nedskrives først til 0 % efter to år, og da efter godkendt eftersyn i samarbejde med vejmyndigheden. Der er afhjælpningsret og -pligt indtil godkendt eftersyn.
- Ved anlægsarbejder der udføres som del af en rammeaftale, stiller entreprenøren en sikkerhed, svarende til 10 % af rammeaftalens gennemsnitlige årssum. Disse 10 % afskrives til 0 % to år efter rammeaftalens udløb, og da efter godkendt eftersyn i samarbejde med vejmyndigheden. Der er afhjælpningsret og -pligt indtil godkendt eftersyn.
Ved entrepriser, der i alt væsentligt består i bygge- og anlægsleverancer, der betales ved aflevering i rater, skal sikkerhedsstillelsen udgøre 10 % af den samlede entreprisesum.
Ved mindre entrepriser (f.eks. under 200 tkr.), stilles normalt ikke i selskabet krav om sikkerhedsstillelse. I så fald skal dette fremgå af udbudsmaterialet og være fælles for alle de bydende. Udeladelse af sikkerhedsstillelse fritager ikke entreprenøren for dennes afhjælpningsret og -pligt.
Tilsvarende kan projektlederen for nogle entrepriser af nemheds grunde vælge at frigive sikkerhedsstillelsen helt allerede efter 1 år. Dette kan overvejes, hvis det skønnes at den tilbageværende sikkerhed er så lille, at det ikke står mål med omkostningerne ved at administrere den normale procedure. Det vil i alle tilfælde være en vurdering i den enkelte situation og vil bl.a. afhænge af projektets karakter. Dette bør i så fald fremgå af udbudsmaterialet og være fælles for alle de bydende, og det fritager ikke entreprenøren for dennes afhjælpningsret og -pligt i 5 år.
Ved entrepriser, der består i maskin- og EL-leverancer, benyttes ikke sikkerhedsstillelse. Betaling kan enten foregå ved:
3.4 Sikring af arbejdets rettidige gennemførelse
Det kan for en entreprise være særligt væsentligt at sikre, arbejdet bliver gennemført og afsluttet rettidigt. Til sikring af dette kan projektlederen benytte sig af restratetilbageholdelse.
Dette kan være, at de sidste fx 15 % af entreprisesummen først udbetales ved godkendt aflevering. Dette sikrer, at entreprenøren har et økonomisk incitament til at afslutte entreprisens sidste ”småting”, uden at geare ned i byggeriets afsluttende fase.
Restratetilbageholdelse skal specificeres i udbudsmaterialet, og den bør fremgå af en betalingsplan for entreprisen.
4 Rapportering og arkivering
Sikkerhedsstillelsen (original) arkiveres i administrationen med kopi i sagen.
De underskrevne afleveringsprotokoller (original) arkiveres i administrationen med kopi i sagen.
Sikkerhedsstillelsen (original) tilsendes det institut, der har udstedt den, efter nedskrivning til 0 % og selskabet beholder kopi.
Alle ovenstående dokumenter arkiveres i sagen.
5 Referencer
Der henvises i dette afsnit til:
AB 92 med selskabets Særlige Betingelser
Entrepriseaflevering
Almindelige betingelser for levering og montering af maskiner og andet mekanisk, elektrisk og elektronisk udstyr
BILAG til afsnittet:
Bilag 1: Sikkerhedsstillelse (5 års mangelansvar) for byggearbejder mv.) (skabelon)
Bilag 2: Sikkerhedsstillelse (20 års mangelansvar) for visse anlægsarbejder) (skabelon)