Projektorganisation

1 Formål

Formålet med dette afsnit er at beskrive de forskellige organer, som kan indgå i en projektorganisation, og dermed give inspiration til fastlæggelse af projektorganisationen.

Mange af de organer, som er nævnt, vil kun være relevante i større anlægsprojekter, men kan dog i vid udstrækning også anvendes i andre projekter.

2 Ansvar

I enhver projektorganisation findes en projektejer og en projektleder.

Projektejeren er den øverste ansvarlige for et projekt. Det er projektejerens ansvar at godkende projektspecifikationen, og dermed den projektorganisation, som er beskrevet deri. Efter behov sikrer projektejeren godkendelser i chefgruppe, direktion og bestyrelse. Projektejeren træffer desuden – via projektspecifikationen - beslutninger om projektets resultater, økonomi og bemanding.

Projektejeren for et anlægsprojekt er områdechefen for Anlæg. Projektejer for andre store projekter end anlægsprojekter og for mellemstore projekter er en områdechef eller sektionsleder.

Projektlederen er ansvarlig for projektets gennemførelse og er leder af projektgruppen. Projektlederen er ansvarlig for udarbejdelse af en projektspecifikation, og sikrer godkendelse af denne hos projektejeren.

3 Arbejdsbeskrivelse

3.1 Styregruppe

I visse projekter kan der med fordel nedsættes en styregruppe. Det kan især være relevant i meget store eller i meget komplekse projekter.

Styregruppen kan betragtes som projektets ”bestyrelse”, som kan tage træffe overordnede beslutninger med hensyn til indhold, økonomi og øvrige ressourcer. Styregruppen kan tillige håndtere konflikter, som ikke kan løses på lavere niveau i projektorganisationen.

Projektejeren og projektlederen er medlemmer af styregruppen. Derudover kan – afhængigt af projektets størrelse, kompleksitet og politiske/strategiske betydning - følgende parter være repræsenteret:

• Ledere på direktørniveau
• Ledere på chef-, sektions- eller souchefniveau
• Eksterne konsulenter

Denne struktur skal sikre, at styregruppen altid har tilstrækkelig kompetence til at træffe de nødvendige beslutninger.

Projektejeren og projektlederen vurderer i fællesskab, hvordan en eventuel styregruppe skal sammensættes.

3.2 Projektledelsen

Projektledelsen styrer projektet og projektgruppens arbejde, og vil i de fleste projekter alene bestå af projektlederen.

Projektlederens primære opgaver er:

• udarbejde og sikre godkendelse af projektspecifikation (jf. afsnit Projektspecifikation med hensyn til tid, økonomi, bemanding mv.)
• planlægge, styre og lede projektet samt sikre aftalt fremdrift 
• lede projektgruppen og sikre et godt og effektivt samarbejde samt nødvendig information
• sikre et godt samarbejde mellem alle involverede interne og eksterne parter
• koordinering med andre projekter 
• udarbejde og sikre godkendelse af aftaler med interne og eksterne leverandører (projektering, udførelse mv.)
• sikre nødvendige og relevante, aftaler, myndighedskontakt, inddragelse af interessenter, information og forsikring
• opfølgning af aktiviteter, tid og budget
• sikre alle nødvendige og relevante referater i hele projektforløbet
• rapportering til projektejer / styregruppe, herunder fremdriftsrapporter og afvigelser fra projektspecifikation og andre aftaler undervejs i projektet
• sikre den nødvendige og relevante projektafslutning, herunder projektevaluering, og overdragelse umiddelbart efter ibrugtagning

Jf. afsnit Fremdriftsrapport og afsnit Projektevaluering.

3.3 Projektgruppe

Projektgruppen består som minimum af projektlederen og kan der ud over bestå af medarbejdere fra selskabet og/eller eksterne samarbejdspartnere.

Projektlederen og projektejeren sikrer i fællesskab den nødvendige bemanding blandt selskabets medarbejdere. Dette sker gennem aftaler med alle ledere før medarbejderne orienteres om deres deltagelse i projektgruppen.

Projektgruppen består af fagligt kompetente personer. Erfaringsmæssigt vil gruppen blive mest effektiv, og det vil være lettere at finde mødetidspunkter, hvis gruppen ikke bliver større end 3-4 personer. Når det er nødvendigt med bredere faglig kompetence i gruppen, kan det derfor overvejes at indkalde ad-hoc medlemmer.

Projektgruppen kan ofte med fordel nedsætte arbejdsgrupper til løsning af konkrete underopgaver. Disse arbejdsgruppers medlemmer er ikke nødvendigvis alle fra selve projektgruppen.

Projektgruppen har som primære opgaver:

• Forundersøgelser, planlægning
• Projektering
• Indarbejdelse af interessenters oplysninger i projektet
• Faglig kontakt til myndigheder
• Projektopfølgning
• Byggemøder, byggemødereferater
• Idriftsættelse og acceptancetest
• Sikre udfærdigelse af driftsinstruktioner

3.4 Interessenter

Interessenter består typisk af:

• Driftspersonale
• Ledningsejere
• Vejmyndigheder
• Kunder
• Berørte borgere
• Myndigheder
• Politikere
• Interesseorganisationer
• Pressen

Interessenterne udgør med andre ord dem, der skal leve med (og evt. påvirker) projektresultatet i fremtiden og/eller i udførelsesfasen. Derfor er det yderst vigtigt for det endelige resultat, at interessenterne bliver kompetente sparringspartnere i fastlæggelse af projektspecifikationen og i skitse-, beskrivelses- og gennemførelsesfasen. Samarbejdet kan spænde fra at udsende information til aktiv inddragelse.

Interessentanalyser kan især ved større anlægsprojekter, benyttes som udgangspunkt for samarbejdet med de enkelte grupper og deres inddragelse i projektet. Se videre i afsnit om Interesseanalyse.

4 Rapportering og arkivering

Samtlige referater arkiveres i sagen sammen med andet projektmateriale.

5 Referencer

Der henvises i dette afsnit til:

Projektspecifikation

Fremdriftsrapport

Projektevaluering

Interessentanalyse