1 Formål
Formålet med dette afsnit er at beskrive retningslinierne for udarbejdelse og revision af afsnit i Projekthåndbogen.
Der er tale om retningslinier, der - som udgangspunkt – bør anvendes hvor dette er formålstjenligt. Retningslinierne beskriver hvilke hovedafsnit, der i de fleste tilfælde vil være, samt indholdet i disse hovedafsnit. Endvidere opbygning af bilag.
2 Ansvar
Alle i VandCenter Syd er ansvarlig for at sikre, at Projekthåndbogen løbende tilpasses og opdateres. Det betyder, at
- alle bør gøre opmærksom på fejl og uhensigtsmæssigheder, så snart disse opdages.
- alle kan og bør bidrage med nye afsnit, når det skønnes, at dette vil bidrage til yderligere videndeling og hjælp til kollegerne.
Ansvaret for professionel projektgennemførelse ligger hos den enkelte medarbejder, hvilket betyder, at projekthåndbogen ikke er skrevet som en manual, der fratager den enkelte ansvar for god projektgennemførelse og opgave løsning.
Den praktiske redaktion af bogen forestås af en mindre gruppe bestående af Per Hallager, formand, Per H. Nielsen, Henrik U. Markussen og Anders Hansen. Redaktionsgruppen holder sig ajour med brugernes indspil til forbedringer, nye tiltag mv. via intranettet.
Team for "Projektgennemførelse og KMS" har som et af sine formål, at sikre implementeringen af projekthåndbogen. Projekthåndbogen er et fast punkt på teamets dagsorden, og ud fra oplæg fra bl.a. redaktionsgruppen kan nye tiltag og revisioner drøftes og besluttes.
Det endelige ansvar for projekthåndbogen ligger i chefteamet.
3 Arbejdsbeskrivelse
De fleste afsnit i Projekthåndbogen har følgende 5 hovedafsnit.
- Formål
- Ansvar
- Arbejdsbeskrivelse
- Rapportering og arkivering
- Referencer
Projekthåndbogen udgives på selskabets Intranet.
3.1 Indholdet i hovedafsnittene
Projekthåndbogen skrives af mange medarbejdere, hvorfor sproget, selv efter en redigering, vil variere. Dette er helt naturligt og et udtryk for, at Projekthåndbogen først og fremmest er et medie for videndeling blandt kolleger.
Første hovedafsnit omhandler Formål.
Her beskrives kort formålet med det pågældende afsnit i Projekthåndbogen.
Andet hovedafsnit omhandler Ansvar.
Her beskrives ansvarsfordelingen vedr. afsnittets emne.
Der anvendes normalt ikke personnavne for de ansvarlige, men en betegnelse for deres funktion i selskabet – f.eks. ”projektlederen”, ”Driften" og så videre.
Tredje hovedafsnit omhandler Arbejdsbeskrivelse.
Dette er afsnittets faglige indhold.
Fjerde hovedafsnit omhandler Rapportering og arkivering.
Her beskrives hvorledes rapportering og arkivering bør foregå for de emner og materialer, som afsnittet omhandler.
Sidste hovedafsnit omhandler Referencer.
Referencer deles i to grupper: Referencer til øvrige afsnit i Projekthåndbogen og Referencer uden for Projekthåndbogen. Her nævnes de afsnit i Projekthåndbogen, som der henvises til i det pågældende afsnit. På denne måde er der forrest i hvert afsnit en oversigt over andre relevante afsnit med tilknytning til det aktuelle emne.
3.2 Bilag
Bilag i Projekthåndbogen er flere slags dokumenter, fx brevskabeloner, referatskabeloner, notater, paradigmaer, regneark, tegninger, skitser, fotos.
Ved breve og referater anvendes selskabets generelle skabeloner som grundlag. Der anvendes således selskabets generelle opbygning af de indledende dele i et brev og et referat.
4 Nye afsnit og revision af eksisterende afsnit
Nye afsnit til Projekthåndbogen skrives efter aftale med projektgruppen, som løbende ajourfører en liste over emner til nye afsnit.
Revisioner af eksisterende afsnit i Projekthåndbogen aftales i første omgang med forfatteren af de enkelte afsnit, som har ansvaret for indholdet, og dermed er tovholder for, hvornår det er relevant med en revision. Revision sker som udgangspunkt én gang årligt. Vigtige fejlretninger bør dog ske løbende.
Der oprettes hyperlinks for henvisninger i projekthåndbogen. Dette gælder både interne henvisninger til andre afsnit i Projekthåndbogen, henvisninger til bilag samt eksterne henvisninger til internettet.
Alle Projekthåndbogens afsnit får status som ”intern” eller ”ekstern” afhængig af om personer uden for selskabet skal have adgang til dokumentet eller ej. Denne status fremgår af matrixen.